Нинішній чи колишній працівник, підрядник чи утриманець працівника Shell

У цьому сповіщенні йдеться про те, які особисті дані ми збираємо, для яких цілей та ваші права щодо цього.

На що поширюється дія цього Сповіщення про конфіденційність?

Кожна особа в групі компаній Shell («Shell» або «ми») несе відповідальність за захист персональних інших членів нашого персоналу, а також наших клієнтів, ділових партнерів і постачальників.

Це Сповіщення про конфіденційність містить інформацію про персональні дані, які обробляються компанією Shell та стосуються осіб, які є або були працівниками, практикантами, індивідуальними підрядниками чи утриманцями працівників Shell («персонал Shell»).

Роздрібні клієнти, учасники програми лояльності Shell, відвідувачі вебсайту Shell чи користувачі додатків Shell можуть ознайомитися зі Сповіщення про конфіденційність: автомобілісти - https://www.shell.ua/політика-дотримання-конфіденційності/b2c-notice.html.

Особам, які подають заявку на вакансію, відвідують заходи, пов’язані з добором персоналу, або проходять оцінювання в Shell, слід перейти до Сповіщення про конфіденційність: добір персоналу у групі компаній Shell https://www.shell.ua/політика-дотримання-конфіденційності/job-applicant-notice.html.

Окрім цього Сповіщення про конфіденційність, існують інші сповіщення про конфіденційність, які пояснюють, як ми обробляємо персональні дані у зв’язку з конкретними процесами управління персоналом (наприклад, із програмами Open Resourcing, OneHealth ІТ та International Mobility). У цих випадках такі Сповіщення про конфіденційність надсилатимуться вам окремо.

У цьому Сповіщенні про конфіденційність пояснюється, які персональні дані про вас обробляються, чому і для яких цілей, як довго ми зберігаємо ваші персональні дані, як отримати доступ до своїх персональних даних та оновити їх, які можливості ви маєте стосовно своїх персональних даних та де отримати додаткову інформацію.

Категорії персональних даних, які ми збираємо про вас.

Які персональні дані про вас ми обробляємо? Збір інформації

Ми обробляємо персональні дані, необхідні для управління трудовими відносинами, для залучення підрядників та практикантів, а також для надання пільг певним утриманцям працівників Shell.

Ці дані включають особисту контактну інформацію, дату народження, сімейний стан, інформацію про оплату праці й банківський рахунок, інформацію про заробітну плату та пільги, включаючи інформацію про бенефіціарів, контактних осіб у разі надзвичайних ситуацій, інформацію про показники роботи, інформацію, необхідну для того, щоб пересвідчитися, що ви маєте право працювати у країні (-ах), де вас найняли на роботу, та будь-яку іншу інформацію, необхідну для управління трудовими відносинами, для залучення підрядників та для надання пільг певним утриманцям працівників Shell (наприклад, утриманцям, які супроводжують працівника Shell під час тривалого відрядження за кордон).

Конфіденційні персональні дані

Ми також обробляємо деякі спеціальні категорії персональних даних («конфіденційні персональні дані»), такі як: дані про здоров’я; расова чи етнічна приналежність; релігійні й філософські переконання; сексуальна орієнтація; політичні погляди та членство у профспілках — лише в разі, якщо це необхідно для дотримання трудового законодавства та права соціального забезпечення (для початку), здійснення чи захисту прав при позові, для надання професійної медичної консультації й підтримки, для захисту життєво важливих інтересів людини (наприклад, у надзвичайних ситуаціях), із міркувань громадського здоров’я або якщо особа надала згоду у видимій формі.

Ми оброблятимемо ваші персональні дані лише на законних підставах.

Для чого ми обробляємо ваші персональні дані?

Ми обробляємо ваші персональні дані:

• щоб виконувати наші зобов’язання щодо дотримання місцевих законів і юридично-правових норм;
• для підтримки законних ділових інтересів (наприклад, для управління ефективністю, щоб забезпечити наявність кваліфікованого та компетентного персоналу, або для охорони здоров’я та безпеки, щоб забезпечити доступ до певних місць чи активів лише уповноваженому персоналу, або для подачі та захисту позовів);
• якщо ми маємо вашу згоду у видимій формі.

Зверніть увагу, що зазвичай Shell не намагається отримати й не покладається на згоду персоналу Shell для обробки персональних даних. Проте є окремі випадки, коли потрібна згода: наприклад, якщо це вимагається чинним місцевим законодавством.

Персональні дані, які вимагаються від персоналу Shell, є мінімально необхідними для виконання юридичних та / або контрактних вимог, а також для уможливлення участі у програмах чи для забезпечення пільг. Якщо ви не надасте нам необхідної інформації, це негативно вплине на вашу можливість працювати з нами як працівник, практикант чи підрядник, брати участь у програмах або отримувати пільги.

У разі, якщо обробка даних здійснюється на основі згоди й регулюється чинним місцевим законодавством, яке передбачає інше, ви маєте право відкликати вашу згоду на обробку даних у будь-який час. Це не вплине на законність обробки даних до відкликання згоди. Однак відкликання згоди може вплинути на вашу можливість залишатися найманим працівником або ж зберегти інший тип трудових відносин, брати участь у програмах чи отримати пільги.

Для яких цілей ми обробляємо персональні дані?

Для чого ми обробляємо ваші персональні дані?

Ми обробляємо персональні дані, на які поширюється це Сповіщення про конфіденційність, для таких цілей:

• облік людських ресурсів, управління персоналом, виконання бізнес-процесів, внутрішнє управління, управлінська звітність, організаційний аналіз та розвиток (зокрема бюджетне, фінансове й організаційне планування, адміністрування, заробітна платня, управління продуктивністю;
• охорона праці та захист, включаючи захист життя та здоров’я, охорону праці, захист компаній та персоналу групи компаній Shell, аутентифікацію індивідуального статусу та прав доступу;
• юридична та нормативна відповідність, включаючи відповідність юридичним і правовим нормативним вимогам.

Ми також можемо обробляти ваші персональні дані для інших цілей, якщо вони допоміжні й тісно пов’язані, наприклад:

• для зберігання, видалення чи знеособлення персональних даних;
• для запобігання шахрайству, для аудит, розслідування, вирішення спорів або в цілях страхування, розгляду судових спорів та захисту від позовів;
• для статистичних, історичних або наукових досліджень.

Моніторинг

Усі дії з обчислювальною технікою Shell та / або дії під час підключення до інформаційної мережі Shell можуть контролюватися для законних ділових цілей.

Кожен член персоналу Shell отримує електронний значок, який дає змогу Shell фіксувати дату, час і точку доступу до члена персоналу, отриманого ним у приміщеннях та активах Shell. Дані систем доступу та безпеки використовуються:

• з метою охорони здоров’я та безпеки, запобігання шахрайству та — особливо — для захисту активів Shell, персоналу Shell та відвідувачів приміщень Shell;
• для виконання місцевих законодавчих і регулятивних норм, особливо за наявності місцевих законодавчих норм щодо надання інформації державним чи контролюючим органам;
• для моніторингу (в агрегованому вигляді) кількості осіб, які входять до приміщень та працюють у приміщеннях Shell, для планування у сферах управляння кадрами й нерухомості;
• для контролю підрядників (не співробітників Shell): дата й час їх входу й виходу з приміщень Shell використовуються для цілей фінансового управління й контролю.

Більшість наших приміщень та активів обладнано камерами відеоспостереження (ССTV). Місця використання камери відеоспостереження мають спеціальні позначки. Камери відеоспостереження використовуються для охорони здоров’я й забезпечення безпеки, зокрема для захисту активів Shell, персоналу Shell та відвідувачів приміщень Shell. Усі записи періодично видаляються, якщо не траплялося інцидентів, пов’язаних з охороною здоров’я та забезпеченням безпеки, підозрою у скоєнні злочинів або з фактичним скоєнням злочину, — у такому разі записи можуть бути надані для перегляду внутрішнім слідчим групи компаній Shell та зовнішнім органам безпеки (якщо це вимагається або дозволено законом): до них належать правоохоронні органи чи інші державні органи країни.

Перевірка

Для того, щоб виконувати юридичні й нормативні зобов’язання, захищати активи Shell та працівників / підрядників Shell, а також щоб забезпечувати відповідність Shell нормам регулювання зовнішньої торгівлі, законам про протидію відмиванню грошей та / або отриманню неправомірної вигоди, законам про корупцію, іншим нормативним вимогам, — ми періодично проводимо перевірку всіх працівників і підрядників. Ця перевірка проводиться за загальнодоступними чи державними списками санкцій, а результати перевірки порівнюються з інформацією, яка зберігається про вас у Shell (наприклад, у реєстрі конфліктів інтересів: докладніше див. тут).

Будь-які персональні дані, зібрані під час перевірки, не приведуть до автоматичного ухвалення рішень щодо придатності мати з нами трудові відносини, тобто: й надалі працювати з нами як працівник, практикант чи перебувати в якості підрядника.

Хто відповідає за зібрані персональні дані?

Відповідальність за обробку ваших персональних даних (включаючи й дані про утриманців) несе ТОВ «Альянс Холдинг» (Україна, 03038, м. Київ, вул. Грінченка Миколи, 4) разом з іншими компаніями з групи компаній Shell.

У випадку з окремими підрядниками: відповідає компанія з групи компаній Shell Group, яка уклала контракт на надання послуг, самостійно або спільно зі своїми афілійованими особами з груп компаній Shell та зовнішньою компанією / організацією, яка є замовником / роботодавцем.

Кому ми надаємо ваші персональні дані?

Кому ми можемо надати персональні дані?

Ваші персональні дані обробляються виключно для цілей, зазначених вище, і надаються лише в разі цілковитої необхідності:

• іншим компаніям із групи компаній Shell, включаючи ті, які можуть розташовуватися за межами місця (країни) вашого перебування;
• уповноваженим стороннім агентам, постачальникам послуг та / або субпідрядникам Shell;
• уповноваженим органам влади, державним, регулюючим чи фіскальним органам, якщо необхідно виконувати юридичні чи нормативно-правові зобов’язання, які покладені на відповідну компанію / компанії Shell або передбачені чинним місцевим законодавством;
• будь-якій особі, якій Shell пропонує передати будь-які свої права та / або обов’язки.

Ваші персональні дані можуть передаватися за межі країни вашого перебування із забезпеченням відповідного захисту.

Передача ваших персональних даних іншим країнам

У разі, якщо ваші персональні дані передаються компаніям із групи Shell та / або уповноваженим стороннім агентам, постачальникам послуг та / або субпідрядникам, які можуть перебувати в межах або за межами вашої країни, ми вживаємо організаційних, договірних та правових заходів для забезпечення того, щоб ваші персональні дані оброблялися виключно для цілей, зазначених вище, а безпека персональних даних гарантувалася належним рівнем захисту. Ці заходи включають Обов’язкові корпоративні правила передачі даних у групі компаній Shell та схвалені Європейською комісією Механізми передачі даних третім сторонам, а також додаткові місцеві юридичні вимоги. Ви можете ознайомитися з Обов’язковими корпоративними правилами компанії Shell за посиланням www.shell.com.ua/privacy.html або відправивши запит на електронну адресу privacy-office-SI@shell.com.

Shell зобов'язується захищати ваші персональні дані.

Безпека ваших персональних даних

Ми впровадили відповідні технології та політики з метою захисту вашої конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу та неналежного використання і, відповідно, за необхідності оновлюватимемо їх, коли будуть доступні нові.

Shell зберігає ваші персональні дані виключно упродовж визначеного періоду часу.

Як довго ми зберігаємо ваші персональні дані?

Уся інформація, включаючи персональні дані, управляється відповідно до стандартів Shell Group щодо управління інформацією та документацією й надійно видаляється, якщо вона більше не потрібна для законної ділової цілі чи для законодавчої / нормативної цілі.

За деякими винятками, необхідними для дотримання місцевих законодавчих вимог:

• інформація, яка міститься у файлах, що стосуються персоналу, зберігається не більше десяти років після припинення вашої роботи в компанії;
• інформація про пенсійні виплати зберігається не більше 99 років із моменту початку вашої роботи в компанії;
• будь-які персональні дані, зібрані в межах перевірки за загальнодоступними чи державними списками санкцій та матеріалами в ЗМІ, зберігаються не більше 15 років після того, як їх було вперше зібрано;
• імена, дати, час і точки доступу для всіх осіб, які входили до приміщень Shell, зберігаються упродовж трьох років для кожного випадку доступу;
• якщо особа була звільнена або контракт було розірвано через серйозне порушення, включаючи порушення життєво важливих правил техніки безпеки Shell чи порушення кодексу поведінки Shell, ця інформація зберігається упродовж 30 років після припинення трудових відносин із вами.

У будь-якому разі інформація про вас може зберігатися: a) упродовж довшого періоду, якщо для цього є юридична чи нормативна причина (у такому випадку інформація буде видалена, якщо вона більше не буде потрібна для юридичних чи нормативних цілей); b) упродовж коротшого періоду, якщо ви чи ваші утриманці виступаєте проти обробки персональних даних і більше немає законної мети їх зберігати.

Ваші права та як скористатися ними.

Ваші права щодо ваших персональних даних

Ми намагаємося підтримувати максимальну точність інформації про вас. Ви можете подати запит щодо:

• доступу до ваших персональних даних;
• виправлення чи видалення своїх персональних даних (але лише в разі, якщо вони більше не потрібні для законних ділових цілей);
• заборони обробки ваших персональних даних;
• права отримати надані вами Shell персональні дані у структурованій цифровій формі й передати ці дані іншій стороні, якщо це технічно доцільно.

Ті, хто має доступ до HR Online, можуть отримати доступ до своїх персональних даних на вебсайті: https://hronline.shell.com/.

Також ви можете звернутися до місцевого кадрового консультанта. Якщо ви підрядник, вам слід зв’язатися зі своєю зовнішньою компанією / організацією, яка є замовником / роботодавцем. Для колишніх працівників або утриманців зв'яжіться з нами через privacy-office-SI@shell.com.

До кого звертатися з питанням, проблемою чи скаргою щодо ваших персональних даних?

Якщо у вас виникли питання, проблеми чи скарги стосовно обробки ваших персональних даних, ознайомтеся з відповідним Сповіщенням про конфіденційність для вашої локації або зверніться до нас за адресою Privacy-Office-SI@shell.com.

Ви також можете зв’язатися з керівником служби захисту персональних даних групи компаній Shell (у Shell International B.V., Гаага, Нідерланди, — торговий реєстр № 27155369, адреса для кореспонденції: PO Box 162, 2501 AN, The Hague).

Якщо ви незадоволені обробкою ваших персональних даних компанією Shell, ви маєте право подати скаргу до місцевого органу захисту даних (при наявності) або до Голландської служби захисту даних за адресою: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, the Hague, Netherlands (Нідерланди). Докладнішу інформацію можна знайти за адресою https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Час від часу це Сповіщення про конфіденційність оновлюється.

Зміни до цього Сповіщення про конфіденційність

Час від часу це Сповіщення про конфіденційність може змінюватися. Рекомендується регулярно переглядати цю Політику конфіденційності на предмет можливих змін. Це Сповіщення про конфіденційність було востаннє оновлено у серпні 2021 р.